Excel automatisieren mit KI — Makros für technische Tabellen

Teil 7 der Serie „KI für Ingenieure"

Lesezeit: ~8 Minuten Zielgruppe: Alle, die regelmäßig Excel-Tabellen für technische Auswertungen nutzen Takeaway: 3 fertige Excel-Makros + KI-Prompt zum Selbergenerieren

Technisches Excel — der ewige Schmerz

Frag einen Ingenieur, was er an Excel hasst, und er wird dir eine Liste nennen:

• Technische Listen per Hand abtippen (BOM, Prüfprotokolle)
• Formeln für Grenzwert-Prüfungen immer wieder neu bauen
• Auswertungen, die jeder anders macht (= kein Standard)
• Makros, die keiner versteht, weil sie vor 10 Jahren geschrieben wurden

Die gute Nachricht: KI hat das Zeug dazu, dieses Problem zu lösen. Nicht, indem sie Excel ersetzt — sondern indem sie dir in Sekunden die Makros und Formeln liefert, für die du früher Stunden googeln musstest.

Der KI-Ansatz für Excel-Automation

Statt selbst VBA zu lernen oder stundenlang Formeln zu suchen:

Du beschreibst, was du brauchst
        ↓
KI generiert das Makro / die Formel
        ↓
Du fügst es ein und testest
        ↓
Bei Fehler: Zeig der KI den Fehler → sie korrigiert

Keine VBA-Kenntnisse nötig. Nur die Fähigkeit, zu beschreiben, was die Tabelle machen soll.

Prompt-Template: Excel-Makro generieren

Du bist ein VBA-Experte für technische Excel-Anwendungen.
Schreibe ein Excel-Makro (VBA), das folgendes macht:

EXCEL-VERSION: [Microsoft 365 / Excel 2021 / Excel 2019]
SPRACHE: Deutsch
SICHERHEIT: Benutzer soll Makro über Schaltfläche starten können

AUFGABE:
[BESCHREIBE GENAU, WAS DAS MAKRO MACHEN SOLL]

TABELLENSTRUKTUR:
- Spalte A: Positionsnummer
- Spalte B: Benennung
- Spalte C: Menge
- Spalte D: Werkstoff
- Spalte E: Einzelgewicht (kg)
- [usw.]

GESAMTES DATEN: [WIE VIELE ZEILEN CA.?]

ANFORDERUNGEN:
1. [WICHTIGSTE FUNKTION, z.B. "Prüfe, ob Spalte C (Menge) > 0 ist"]
2. [ZWEITE FUNKTION, z.B. "Berechne Gesamtgewicht = C * E"]
3. [DRITTE FUNKTION, z.B. "Markiere Zeilen rot, wenn Gewicht > 50 kg"]
4. Füge Kommentare in deutscher Sprache in den Code ein
5. Verwende Variablen mit aussagekräftigen Namen
6. Fehlerbehandlung: Bei leeren Zellen soll das Makro nicht abstürzen

Beispiel-Antwort der KI (für eine Prüfprotokoll-Auswertung):

Sub PruefprotokollAuswerten()
    ' Prüfprotokoll-Auswertung für Fertigungsdaten
    ' Erstellt von KI-Assistenz
    
    Dim letzteZeile As Long
    Dim i As Long
    Dim messwert As Double
    Dim grenzwert As Double
    Dim anzahlFehler As Integer
    
    ' Letzte befüllte Zeile in Spalte A finden
    letzteZeile = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    
    ' Kopfzeile für Ergebnisse schreiben
    Cells(1, 7).Value = "Ergebnis"
    Cells(1, 8).Value = "Abweichung (%)"
    
    anzahlFehler = 0
    
    ' Daten durchgehen (ab Zeile 2)
    For i = 2 To letzteZeile
        ' Prüfen, ob Zellen leer sind
        If IsEmpty(Cells(i, 3).Value) Or IsEmpty(Cells(i, 4).Value) Then
            Cells(i, 7).Value = "FEHLEND"
            GoTo Weiter
        End If
        
        ' Messwert und Grenzwert auslesen
        messwert = Cells(i, 3).Value ' Spalte C = Messwert
        grenzwert = Cells(i, 4).Value ' Spalte D = Grenzwert
        
        ' Prüfung durchführen
        If messwert <= grenzwert Then
            Cells(i, 7).Value = "OK"
            Cells(i, 7).Interior.Color = RGB(0, 176, 80) ' Grün
        Else
            Cells(i, 7).Value = "FEHLER"
            Cells(i, 7).Interior.Color = RGB(255, 0, 0) ' Rot
            anzahlFehler = anzahlFehler + 1
        End If
        
        ' Prozentuale Abweichung berechnen
        If grenzwert > 0 Then
            Cells(i, 8).Value = Round((messwert - grenzwert) / grenzwert * 100, 1)
        End If
        
Weiter:
    Next i
    
    ' Zusammenfassung am Ende
    Cells(letzteZeile + 2, 1).Value = "AUSWERTUNG:"
    Cells(letzteZeile + 3, 1).Value = "Geprüfte Positionen:"
    Cells(letzteZeile + 3, 3).Value = letzteZeile - 1
    Cells(letzteZeile + 4, 1).Value = "Fehlerhafte Positionen:"
    Cells(letzteZeile + 4, 3).Value = anzahlFehler
    Cells(letzteZeile + 5, 1).Value = "Fehlerquote:"
    Cells(letzteZeile + 5, 3).Value = Format(anzahlFehler / (letzteZeile - 1) * 100, "0.0") & "%"
    
    MsgBox "Auswertung abgeschlossen! " & anzahlFehler & " Fehler gefunden."
End Sub

Fallbeispiel 1: Prüfprotokoll → automatische Auswertung

Problem: Jede Woche 150 Prüfprotokolle manuell auswerten — Grenzwerte prüfen, Abweichungen berechnen, Bericht schreiben.

KI-Prompt:

Excel-Makro gesucht:

Tabelle auf Blatt "Prüfprotokoll":
- A: Datum
- B: Prüfmerkmal (Text)
- C: Messwert (Zahl)
- D: Toleranz min (Zahl)
- E: Toleranz max (Zahl)

Das Makro soll:
1. Jede Zeile prüfen: Messwert (C) zwischen Toleranz min (D) und max (E)?
2. Wenn ja: Spalte F = "IN ORDNUNG" (grüne Hintergrundfarbe)
3. Wenn nein: Spalte F = "AUSSERHALB" (rote Farbe)
4. In Spalte G: Prozentuale Abweichung vom Toleranzmittelwert
5. Am Ende: Neue Tabelle "Auswertung" erstellen mit:
   - Datum, Merkmal, Messwert, Abweichung (nur fehlerhafte Zeilen)
6. Chart erstellen: Anzahl i.O. vs. n.i.O. als Balkendiagramm
7. Makro per Button starten: "Auswerten" auf Blatt "Prüfprotokoll"

Ausgabe als fertiges VBA-Makro mit deutschen Kommentaren.

Ergebnis: 150 Zeilen in 2 Sekunden ausgewertet. Statt 45 Minuten → 2 Minuten pro Woche.

Fallbeispiel 2: Materialliste → Preisanfrage → Bestellvorschlag

Problem: Aus einer Materialliste (BOM) soll automatisch eine Preisanfrage werden.

KI-Prompt:

Excel-Makro für Einkauf:

Quelltabelle "BOM":
- A: Positionsnummer
- B: Benennung
- C: Werkstoff/Norm
- D: Menge
- E: Einheit (Stk/m/kg)
- F: Aktuell gepflegter Preis (€)

Zieltabelle "Preisanfrage" (NEU anlegen):
Soll enthalten:
- A: Positionsnummer (aus BOM)
- B: Benennung (aus BOM)
- C: Werkstoff/Norm (aus BOM)
- D: Menge (aus BOM)
- E: Einheit (aus BOM)
- F: Preisvorschlag (aus aktuellem Preis * 1,10 für Risikoaufschlag)
- G: Status (Dropdown: In Anfrage / Angebot erhalten / Bestellt)
- H: Notiz (frei)

Makro soll:
1. Button "Preisanfrage erstellen"
2. Kopiert BOM-Inhalt in Tabelle "Preisanfrage"
3. Berechnet Spalte F: Wenn gepflegter Preis > 0 → F * 1,1
   Wenn kein Preis → "ANFRAGE" in Spalte F
4. Setzt alle Status auf "In Anfrage"
5. Formatiert als Tisch (Farbe, Rahmen)
6. Drucklayout: Querformat, alle Spalten passend

Zusätzlich: Button "Bestellvorschlag" 
- Filtert nur Positionen mit Status "Angebot erhalten"
- Kopiert in neue Tabelle "Bestellung"
- Fügt Spalte "Bestellmenge" und "Bestellwert" hinzu
- Zeigt Summe unten an

VBA vs. Python — Was wann Sinn macht

Die Frage, die oft kommt: Soll ich VBA-Makros oder Python-Skripte nutzen?

Faustregel:

• < 500 Zeilen, einfache Logik, Collegen nutzen es → VBA (niedrige Hürde)
• > 5000 Zeilen, viele Dateien, komplexe Logik → Python
• Einmal-Auswertung / Prototyp → KI-generiertes VBA (einfach, schnell)

Python-Workflow für Excel (Alternative zu VBA)

Wenn Python die bessere Wahl ist:

import pandas as pd
import openpyxl

# Excel lesen
df = pd.read_excel('pruefprotokoll.xlsx', sheet_name='Prüfprotokoll')

# Grenzwert-Prüfung
df['i.O.'] = (df['Messwert'] >= df['Toleranz min']) & \
             (df['Messwert'] <= df['Toleranz max'])
df['Abweichung_%'] = ((df['Messwert'] - (df['Toleranz min'] + df['Toleranz max']) / 2) / \
                      ((df['Toleranz max'] - df['Toleranz min']) / 2) * 100).round(1)

# Fehlerliste
fehler = df[~df['i.O.']]

# Ausgabe
print(f"Geprüft: {len(df)} | Fehler: {len(fehler)} | Quote: {len(fehler)/len(df)*100:.1f}%")
fehler.to_excel('fehlerliste.xlsx', index=False)

Der KI-Prompt für Python:

Schreibe ein Python-Skript (pandas + openpyxl) für:

Excel-Datei: "Prüfprotokoll.xlsx"
Blatt: "Daten"
Spalten: Datum, Merkmal, Messwert, Toleranz_min, Toleranz_max

Aufgabe:
1. Lese die Daten ein
2. Prüfe, ob Messwert zwischen Toleranz_min und Toleranz_max liegt
3. Füge Spalten hinzu: i.O. (JA/NEIN), Abweichung_%
4. Exportiere fehlerhafte Zeilen als Fehlerliste.xlsx
5. Gib zusammenfassende Statistik aus

Anforderungen:
- Deutsche Spaltennamen
- UTF-8 Encoding
- Kommentare im Code
- Keine zusätzlichen Bibliotheken außer pandas + openpyxl

Prompt-Template: Schnelle Excel-Formel (kein Makro)

Für kleinere Aufgaben reicht oft eine einfache Formel. Kein Makro nötig.

Du bist Excel-Formel-Experte. Schreibe eine Excel-Formel für:

AUFGABE: [BESCHREIBUNG]
TABELLE: [SPALTEN + ZEILEN]

Beispiel:
- Ich habe in Spalte A Daten von A2 bis A100
- Ich will in Spalte B prüfen, ob A > 50 ist
- Ergebnis: "OK" wenn ja, "NACHARBEIT" wenn nein

Excel-Version: [Microsoft 365 / Excel 2021]
Sprache: [Deutsch / Englisch]
Sonderfälle: Leere Zellen ignorieren, #DIV/0 vermeiden

Gib die Formel so an, dass ich sie direkt in Excel einfügen kann.
Erkläre kurz, was sie macht.

Beispiel:

• Problem: „In Spalte C steht ein Messwert, in Spalte D die Obergrenze. Wenn C > D, soll die Zelle rot werden."
• KI-Antwort: Bedingte Formatierung mit Formel =C2>D2, angewendet auf den Bereich C2:C100.

Die 3 häufigsten Fehler bei KI-generierten Makros

Debugging-Tipp: Wenn ein Makro nicht funktioniert, zeig der KI die Fehlermeldung:

Das Makro gibt diesen Fehler: [FEHLERMELDUNG EINFÜGEN]
Korrigiere das Makro. 
Zusätzliche Info: [DEINE EXCEL-VERSION, TABELLENSTRUKTUR, BESONDERHEITEN]

In 90% der Fälle liefert die KI beim zweiten Versuch ein funktionierendes Makro.

Fazit

Excel-Makros mit KI sind wie ein VBA-Entwickler im Abo — nur ohne Kosten und ohne Wartezeit:

1. Beschreiben, was die Tabelle machen soll
2. Makro generieren & einfügen
3. Bei Fehlern Korrektur-Prompt
4. Fertig

Der größte Fehler? Immer wieder dieselben manuellen Auswertungen zu machen. Eine Stunde Investition in ein Makro spart dir 50 Stunden im Jahr.

Nächste Woche (Finale): Teil 8 — „Vom Kundenauftrag zur Fertigung: Ein KI-gestützter Engineering-Workflow"

Teil 7 der Serie „KI für Ingenieure"

Welche Excel-Aufgabe frisst bei dir die meiste Zeit? Schreib's in die Kommentare — vielleicht wird daraus ein Makro!

Die Serie „KI für Ingenieure“

• Teil 1: KI-Prompts für Ingenieure richtig schreiben
• Teil 2: Stückliste aus dem CAD-Export mit ChatGPT erstellen
• Teil 3: FreeCAD-Makro mit KI erstellen
• Teil 4: 3D-Druck-Profile mit KI optimieren
• Teil 5: CE-Dokumentation mit KI vorbereiten
• Teil 6: Angebotskalkulation mit KI
• Teil 7: Excel automatisieren mit KI — du liest ihn gerade
• Teil 8: Der komplette KI-Workflow — vom Auftrag zur Fertigung